Hace varios meses decidimos cambiar las herramientas de gestión de nuestros proyectos y gestión de incidencias y solicitudes de actualización de software. Probamos varios productos y terminamos eligiendo Jira. Te ofrezco un comentario sobre el tema.

La elección de la herramienta.

Antes de elegir Jira, estudiamos varias herramientas para hacer nuestra elección.
Nuestros requisitos eran:

• gestionar proyectos
• introducir tiempos relacionados con cada tarea
• gestionar solicitudes de correcciones y desarrollo de aplicaciones

Probamos el siguiente software:

• Mantis ( link ): Hace muy bien el trabajo de gestionar bugs o peticiones de desarrollo, en cambio la gestión del tiempo es bastante ligera, y la gestión de proyectos no existe. La interfaz también está bastante anticuada y no es muy ergonómica de usar.
• Youtrack ( link ): Probamos la solución JetBrains (también un editor de PHPStorm que usamos para nuestros desarrollos) que, dado el tamaño de nuestro equipo y ser autohospedado, tenía la ventaja de ser gratuito. La interfaz está bastante bien hecha, incluso si lleva un poco de tiempo sentirse cómodo con todas las funciones, es posible realizar un seguimiento de errores y también una gestión de proyectos, especialmente a través de tablas ágiles. La entrada de tiempo también fue posible y bastante bien hecha. Por otro lado, finalmente lo eliminamos por la base de datos propietaria, no nos sentíamos cómodos al no tener acceso a la base de datos para realizar solicitudes que la interfaz no nos ofrecía.
• Jira ( link ): El último software probado fue Jira cuando ninguno de los dos anteriores había dado plena satisfacción. Y es en definitiva el que hemos elegido por varios motivos que explicaremos más adelante en este artículo. Conservemos aún la posibilidad de administrar proyectos, poder ingresar tiempos y hacer seguimiento de errores. También tiene la ventaja de poder interconectarse con numerosos software externos a través de conectores adecuados o estandarizados, y también de poder adaptarse completamente a las necesidades.

jira

Empezamos con Jira 6 e inmediatamente salió Jira 7 al que migramos.

Configurando un proyecto

En Jira, normalmente comienzas creando un proyecto. Este puede ser del tipo «Software» (con posibilidad de crear un proyecto de tipo Scrum, Kanban o básico) o Business (con posibilidad de crear gestión de tareas, procesos o proyectos). Una vez que se ha creado el proyecto, puede definir varias cosas para que se ajuste mejor a su organización.

Tipos de solicitudes

Los tipos de solicitud pueden basarse en una plantilla predeterminada o en una plantilla que puede definir y reutilizar en otros proyectos. Algunos ejemplos de posibles tipos de solicitudes: nuevo desarrollo, mantenimiento correctivo, mantenimiento evolutivo, etc.). Tenga en cuenta que tiene la posibilidad de crear tipos de solicitudes también para subtareas (es posible en Jira crear tareas dependientes de otras, o subtareas por lo tanto).

flujo de trabajo

Los flujos de trabajo le permiten crear las diferentes etapas en la vida de un ticket (abierto, en proceso, cerrado, resuelto, etc.) y administrar el flujo de trabajo entre estas diferentes etapas. Aquí nuevamente tendrá un sistema predeterminado y puede definir el suyo propio si es necesario.

Campos Personalizados

También tiene la opción de crear campos además de los campos existentes.

Componentes

Los componentes añaden una noción de “subproyecto”. Esto puede ser útil para categorizar un ticket con más precisión después y para tener un desglose de los tiempos empleados por componente.

Seguridad

También podrá administrar roles y permisos en el proyecto a través de la administración del proyecto. Aquí nuevamente, encontrará mucha flexibilidad para la configuración.

Gestión de solicitudes

Una vez creado y configurado tu proyecto, podrás crear solicitudes, las cuales estarán tipificadas por lo que hayas definido previamente. Necesitarás definir una estrategia de creación de demanda: creas una demanda para cada necesidad básica, creas una demanda más amplia (correspondiente a un «ladrillo» de tu software) y luego gestionas por subtareas… dependiendo de su organización y la forma en que va a utilizar la herramienta.

Tenga en cuenta que tendrá las siguientes cosas en una solicitud:

• un encabezado de resumen con toda la información sobre la solicitud (título, tipo, componente, prioridad, estado de procesamiento, descripción)
• la capacidad de agregar archivos adjuntos cargando o arrastrando y soltando
• la visualización de las personas afectadas por la solicitud, o como un simple observador
• Finalmente tendrás varias pestañas en la parte inferior de la página:
  • Comentarios: le permite discutir la solicitud actual. Esto resulta muy práctico e incluso se puede utilizar posteriormente para conocer la historia de lo sucedido sobre un tema.
  • Registro de trabajo: permite centralizar los tiempos ingresados ​​en esta solicitud
  • Historial: historial de acciones (modificación, creación con valores antes/después) a pedido
  • Actividad: historial de actividades (comentarios, avances, etc.) sobre la solicitud
  • Todo: la consolidación de las pestañas de arriba

Las solicitudes se pueden exportar en formato XML y Word. Personalmente, uso mucho esta opción antes de las reuniones para tener un resumen de lo que sucedió en una solicitud.

Entonces tienes un módulo de búsqueda de solicitudes bastante bien hecho. Te permite buscar y guardar tus favoritos como filtros.

Salpicadero

Existe una noción de tablero que le permitirá crear su página de inicio utilizando los widgets y filtros que haya definido.
Cuando la cantidad de solicitudes se vuelve importante, te ayudará a ver más claramente y así crear tu lista de tareas pendientes.
También es posible proporcionar una pantalla para un panel de pared.

Horarios de entrada y visualización

Capturar

Uno de los requisitos previos a la elección fue que pudiéramos ingresar y seguir los tiempos de trabajo por persona y por proyecto.
Esto es tanto más importante cuanto que tenemos proveedores de servicios y esto nos permite conciliar esto con las facturas recibidas. Para la gestión del tiempo, no usamos la funcionalidad nativa de Jira, que era un poco corta en comparación con nuestras necesidades.
Hemos instalado la extensión «Tempo» que está dedicada a esta actividad. Está integrado en una solicitud de entrada, lo que permite introducir directamente en ella los tiempos correspondientes a una tarea. Tenga en cuenta que el formulario que permite esta entrada es extensible. También es posible definir campos personalizados, que pueden ser alimentados por un script que genera un JSONP (lo que permite crear listas basadas en valores ubicados en una base de datos fuera de Jira).

En nuestro caso hemos creado los campos “Actividades” y “Empresas”.

Informes de tiempo

A través del menú «Tempo», «Hoja de tiempo», podrá visualizar y consolidar los tiempos introducidos.
Podrás verlos por usuario, por equipo o por proyecto. Son posibles varios tipos de visualización:

• por hoja de tiempo  
• calendario
• relación
• lista (como en un archivo de Excel)

Puede encontrar toda la información sobre la extensión Tempo Timesheet en la documentación oficial .

Gestión de proyecto

Desde la versión 7 (antes era un módulo separado), Jira integra la gestión de proyectos Scrum y Kanban.
Podrá crear tablas que serán alimentadas por un filtro que haya definido (por ejemplo, una tabla con todas las solicitudes relacionadas con un proyecto, o una tabla con todas las solicitudes de tipo de error, etc.). Desde ahí podrás definir tus sprints, secuencias y versiones. Las solicitudes se podrán asignar a sprints (por ejemplo, durante una reunión el lunes por la mañana). A continuación, se desglosarán según su estado en las columnas «Por hacer», «en curso» o «terminado».

También tiene un backlog con todas las solicitudes que esperan ser colocadas en un sprint. Si quieres más detalles sobre el modo de gestión de proyectos, puedes leer este artículo detallado sobre el tema.

Por último, dispones de toda una serie de gráficas asociadas (gráfica de progreso, velocidad, informe de sprint y versión….).

Conclusión y precios.

Después de mirar diferentes herramientas, terminamos decidiéndonos por Jira, que satisface completamente nuestras necesidades.
Estamos contentos con esta elección hasta ahora. En términos de precios, comenzamos con un modelo autohospedado. El equipo es pequeño (menos de 10 usuarios), por lo que Jira solo nos costó $10 (más $10 por la extensión Tempo). Si está en la misma configuración, el precio no es un obstáculo. Tenga en cuenta, sin embargo, que los precios se disparan más allá de 10 usuarios. Hasta 25 usuarios le costará 1800 dólares y 6000 por 100. Puede consultar la página de precios para obtener más información.